Belege fotografieren: So landen sie sortiert in der Ablage
Bon fotografieren, Daten lesen, Baustelle zuordnen, ablegen: So läuft die Belegerfassung im Handwerk und was das Finanzamt zum Handyfoto sagt.
Im Fahrzeug liegen drei Bons vom Großhandel, einer von der Tankstelle und eine Quittung vom Baumarkt. Der Lieferschein steckt irgendwo darunter. Am Monatsende breitest du alles auf dem Küchentisch aus, sortierst nach Baustelle und tippst ab, was der Steuerberater braucht.
Das lässt sich anders lösen: Du fotografierst den Beleg, wenn du ihn bekommst. Den Rest erledigt ein automatischer Ablauf. Hier steht, wie der Weg vom Bon bis zur Ablage aussieht, was das Finanzamt zu Handyfotos sagt und was du selbst noch prüfst.
Vom Foto bis zur Ablage
Ein Beispiel aus dem Sanitärbetrieb (erfunden): Du holst Kupferrohr und Fittings beim Großhandel und fotografierst den Bon noch auf dem Parkplatz. Danach läuft es so:
- Das Foto geht per Messenger oder Mail an eine feste Adresse, oder du nimmst es direkt in einer einfachen Maske auf.
- Der Ablauf liest Datum, Lieferant, Betrag und Steuer aus.
- Er schlägt vor, zu welcher Baustelle, welchem Auftrag oder welchem Fahrzeug der Beleg gehört. Du bestätigst mit einem Tipp.
- Der Beleg liegt danach in der Ablage nach Jahr und Monat, und die Daten stehen für die Buchhaltung bereit.
Aus dem Bild wird eine Zeile mit festen Feldern. Der Steuerberater bekommt eine Liste, die zur Ablage passt. Dieselbe Ablage kann auch Papierrechnungen und Lieferscheine aufnehmen, die per Foto kommen.
Was das Finanzamt zum Handyfoto sagt
Papierbelege dürfen mit dem Smartphone erfasst werden, der Scanner ist keine Pflicht. Das steht in der Neufassung der GoBD, dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 28. November 2019, Randziffer 130. Das Bild muss mit dem Original bildlich übereinstimmen, also vollständig und lesbar sein. Ein halb abgeschnittener Bon reicht nicht.
Ein Foto in der Handy-Galerie ist noch keine Ablage, denn dort lässt es sich löschen oder verändern. Besser ist ein fester Ort, an dem Belege nach dem Speichern nicht mehr nachträglich geändert werden.
Ob du das Papier danach wegwerfen darfst, hängt von deinem Betrieb ab. Für Rechnungen und Buchungsbelege gilt seit 2025 eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren, für Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre. Wer das Original entsorgen will, braucht in der Regel eine schriftlich festgehaltene Beschreibung des Verfahrens. Klär das vorher mit deinem Steuerberater. Stand: November 2026, keine Steuerberatung.
Warum der Bon schnell ins Foto muss
Die meisten Kassenbons sind auf Thermopapier gedruckt. Die Schrift kann schon nach einigen Wochen oder Monaten verblassen. Ratgeber, auch aus der Handwerkspresse, empfehlen deshalb, sofort eine Kopie zu machen. Ein Foto am Kaufdatum ist die einfachste Kopie.
Der Unterschied zeigt sich am Monatsende. Statt der Frage, wo der Tankbeleg von vor drei Wochen geblieben ist, liegt alles schon sortiert in der Ablage.
Was in jedem Gewerk anders ist
Die Schritte bleiben gleich, nur die Zuordnung ändert sich. Der Elektriker ordnet Kabel dem Kunden zu, der Maler Farbe dem Objekt, der Garten- und Landschaftsbauer Pflanzen und Tankbelege der Baustelle. Die Zuordnung hängt davon ab, wie du sonst abrechnest.
Was du dabei prüfst
Der Ablauf liest und schlägt vor, du entscheidest. Er meldet sich, wenn ein Foto unleserlich ist, wenn derselbe Beleg zweimal kam oder wenn er bei der Baustelle unsicher ist. Privates und Betriebliches trennst du selbst, indem du den Beleg gar nicht erst abschickst oder ihn als privat markierst. In die Buchhaltung geht nichts, was du nicht bestätigt hast. Ein Lesefehler bei einem Betrag ist möglich, deshalb schaust du bei der Bestätigung auf die Summe.
Was vorher einmal eingerichtet wird
Wir legen fest, wie die Ablage aufgebaut ist, wie die Dateien heißen und welche Baustellen oder Fahrzeuge zur Auswahl stehen. Dazu sprichst du mit deinem Steuerberater, in welcher Form er die Daten haben möchte. Ich richte den Ablauf mit der Software ein, die du schon hast. Ein Beispiel dafür steht auf der Startseite unter Belegerfassung. Wie das bei deinem Betrieb aussehen kann, klären wir in der kostenlosen Prozess-Analyse.
Kurz gesagt: Du fotografierst jeden Beleg am Kaufdatum. Ein automatischer Ablauf liest die Daten, schlägt die Baustelle vor und legt den Beleg nach Jahr und Monat ab. Du bestätigst nur. Ob das Papier danach weg darf, klärst du mit dem Steuerberater.
Häufige Fragen
Reicht ein Foto vom Beleg für das Finanzamt?
Nach der Neufassung der GoBD darf ein Papierbeleg mit dem Smartphone erfasst werden, wenn das Bild vollständig, lesbar und mit dem Original bildlich identisch ist. Wie du es ablegst und ob das Papier weg darf, besprichst du mit dem Steuerberater.
Wie lange muss ich Belege aufbewahren?
Buchungsbelege wie Rechnungen und Kostenbelege acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres. Stand: November 2026.
Was ist mit Belegen, die schon verblasst sind?
Einen Bon, der nicht mehr lesbar ist, kann kein Foto retten. Frag beim Händler nach einer Kopie oder einem Duplikat, bevor du ihn aussortierst.
Muss ich dafür eine neue App auf alle Handys bringen?
Meist nicht. Ein Foto per Messenger oder Mail an eine feste Adresse reicht oft. Was für dein Team am einfachsten ist, klärt sich im Vorgespräch.