E-Rechnung im Handwerk: Was ab 2027 gilt
Seit 2025 musst du E-Rechnungen empfangen, ab 2027 oder 2028 auch verschicken. Welche Frist für dich gilt und wie der Rechnungseingang ohne Abtippen läuft.
Dein Großhändler schickt eine Rechnung als Mail-Anhang. Du druckst sie aus, legst sie in den Ordner und tippst die Zahlen später ins Buchhaltungsprogramm. Das funktioniert noch. Aber die Regeln dahinter haben sich geändert, und die nächste Stufe kommt zum 1. Januar 2027.
Hier steht, was für Betriebe gilt, die Rechnungen an andere Betriebe schreiben oder von ihnen bekommen. Und wie der Eingang so läuft, dass du nichts mehr abtippst.
Was eine E-Rechnung ist
Eine E-Rechnung ist eine Datei, die ein Programm direkt auslesen kann. Sie enthält die Rechnungsdaten in einem festen Aufbau (XML), zum Beispiel Rechnungsnummer, Beträge und Steuersatz. Die gängigen Formate heißen XRechnung und ZUGFeRD. Eine ZUGFeRD-Datei sieht aus wie ein normales PDF, trägt die Daten aber zusätzlich maschinenlesbar in sich.
Ein gewöhnliches PDF, das nur gut lesbar ist, zählt nicht als E-Rechnung. Das ist der wichtigste Unterschied.
Welche Frist für dich gilt
| Stichtag | Was gilt | Für wen |
|---|---|---|
| Seit 1. Januar 2025 | E-Rechnungen empfangen können | alle Betriebe mit Rechnungen von anderen Betrieben im Inland |
| Bis 31. Dezember 2026 | Papier und PDF dürfen noch verschickt werden | alle |
| Ab 1. Januar 2027 | E-Rechnungen verschicken | Betriebe, deren Umsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag |
| Bis 31. Dezember 2027 | Papier und PDF dürfen noch verschickt werden | Betriebe bis 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr |
| Ab 1. Januar 2028 | E-Rechnungen verschicken | alle Betriebe |
Empfangen musst du E-Rechnungen schon jetzt. Verschicken musst du sie je nach Umsatz ab 2027 oder ab 2028.
Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatkunden. Auch Rechnungen bis 250 Euro brutto bleiben ausgenommen, und Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können. Das ist der Stand von November 2026 und keine Steuerberatung. Frag im Zweifel deinen Steuerberater, welche Regel auf deinen Betrieb passt.
Was sich im Betrieb ändert
Die Lieferanten stellen um, auch ohne dass du etwas tust. Im Postfach tauchen Anhänge auf, die sich nicht wie ein PDF öffnen lassen oder nur wie ein PDF aussehen. Wer sie ausdruckt, wirft die Daten weg, die das Programm sonst direkt übernehmen könnte. Zusätzlich muss eine E-Rechnung im Originalformat aufbewahrt werden, ein Ausdruck reicht dafür nicht.
Mit einer eigenen Adresse nur für Rechnungen und einem festen Ablauf dahinter ist das beherrschbar. Ohne beides wird aus dem Postfach ein Stapel, den jemand am Freitagabend abarbeitet.
So läuft der Rechnungseingang von allein
Ein Beispiel: Am Freitagnachmittag liegen 14 Rechnungen vom Großhandel im Postfach. Statt jede einzeln zu öffnen, passiert Folgendes:
- Die Rechnung kommt an der Adresse an, die du für Rechnungen eingerichtet hast.
- Der Ablauf liest die Daten aus und prüft sie: Sind Rechnungsnummer, Betrag und Steuersatz vorhanden? Gibt es die Rechnung schon?
- Er ordnet sie zu: Lieferant, Datum und, wenn du willst, die Baustelle oder den Auftrag.
- Er legt sie im Originalformat ab und gibt die Daten an die Buchhaltung oder deinen Steuerberater weiter.
Du bekommst nur das gemeldet, was auffällt: ein unbekannter Lieferant, ein Betrag, der von der Bestellung abweicht, eine doppelte Rechnung. Das Bestätigen dauert Minuten statt eines Abends. Und nichts geht ohne deine Freigabe in die Buchhaltung, wenn du das nicht willst.
Auch Papier und Fotos lassen sich so einlesen. Wie das aussieht, zeigt das Beleg-Beispiel auf der Startseite.
Was du bis Jahresende erledigen kannst
- Richte eine eigene Mailadresse für Rechnungen ein und hinterlege sie bei deinen Lieferanten.
- Prüfe, ob deine Rechnungssoftware E-Rechnungen schreiben und lesen kann. Bei vielen Programmen ist das eine Einstellung oder ein Update.
- Frag deinen Steuerberater, in welcher Form er die Dateien haben möchte.
- Entscheide, ob der Eingang automatisch sortiert werden soll. Dann richte ich das mit der Software ein, die du schon nutzt.
Häufige Fragen
Gilt die E-Rechnung auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Betrieben im Inland. Rechnungen an Privatleute schreibst du wie bisher.
Reicht ein PDF per Mail?
Für Rechnungen, die du schreibst, noch bis zum Ende der Übergangsfrist, sofern der Empfänger einverstanden ist. Danach nicht mehr, denn ein gewöhnliches PDF ist keine E-Rechnung. Für Rechnungen, die du bekommst, musst du schon jetzt mit E-Rechnungen umgehen können.
Ich bin Kleinunternehmer. Muss ich etwas tun?
Du musst keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können. Auch dafür hilft eine feste Adresse mit festem Ablauf.
Kann sich die Regel noch ändern?
Ja, die Finanzverwaltung ergänzt die Einzelheiten laufend. Prüfe die Fristen deshalb vor dem Stichtag mit deinem Steuerberater.