Termine online buchen: Bestätigung und Erinnerung von allein
Kunden buchen online, bekommen sofort die Zusage und am Vortag die Erinnerung. Auch die fällige Wartung schlägt der Ablauf selbst vor. Beispiel Heizung.
Du stehst vor dem Haus, klingelst, und niemand macht auf. Der Kunde hat den Termin vergessen, oder er stand nur auf einem Zettel. Eine halbe Stunde Fahrt, ein Termin weg, und der Nächste wartet schon.
Die meisten verpassten Termine haben einen einfachen Grund: Niemand hat erinnert. Dafür braucht es keinen Anruf. Zusage und Erinnerung kann ein automatischer Ablauf verschicken, und die fällige Wartung gleich mit.
Der Kunde bucht selbst
Auf deiner Website oder über einen Link wählt der Kunde eine Terminart, zum Beispiel Aufmaß oder Wartung, und sieht nur Zeiten, die bei dir frei sind. Du legst vorher fest, was buchbar ist: welche Terminarten es gibt, wie lange sie dauern, wie viel Fahrzeit dazwischen liegt und an welchen Tagen. Gebucht wird nur in freie Zeiten.
Zusage und Erinnerung
Gleich nach der Buchung bekommt der Kunde die Zusage mit Datum, Uhrzeit und Adresse. Der Eintrag steht im Kalender, auf deinem Handy und im Büro. Am Vortag geht eine Erinnerung raus, per Mail, SMS oder WhatsApp, je nachdem, welchen Weg der Kunde angegeben hat. Wer nicht kann, antwortet einfach, und du bekommst Bescheid.
Wenn etwas dazwischenkommt
Sagt ein Kunde ab, wird der Termin frei und du siehst es sofort. Auf Wunsch bietet der Ablauf dem Kunden gleich drei neue Zeiten an. So muss niemand nachtelefonieren, und die Lücke im Kalender ist nicht erst am Morgen bekannt.
Wartung fällig
Aus deiner Kundenkartei weiß der Ablauf, wann die letzte Wartung war und in welchem Abstand sie wieder ansteht. Ist sie fällig, bekommt der Kunde eine Nachricht mit drei Terminvorschlägen. Er tippt einen an, und der Termin landet im Kalender. Wer im Herbst angeschrieben wird, ruft nicht erst an, wenn die Heizung ausfällt.
Was vorher einmal eingerichtet wird
Du entscheidest, welche Terminarten buchbar sind, wie lange sie dauern, welche Zeiten frei sind und wie die Nachrichten klingen. Dazu kommt die Kundenkartei mit den Wartungsabständen. Das richte ich einmal mit dir ein, mit dem Kalender und der Software, die du schon hast. Danach pflegst du nur noch deine Zeiten.
Notfälle gehören nicht in die Online-Buchung, dafür bleibt der Anruf. Wie das bei deinem Betrieb aussehen kann, klären wir in der kostenlosen Prozess-Analyse. Weitere Abläufe stehen auf der Startseite unter Beispiele.
Kurz gesagt: Der Kunde bucht in Zeiten, die du freigegeben hast, bekommt sofort die Zusage und am Vortag die Erinnerung. Fällige Wartungen schlägt der Ablauf von selbst vor. Du sparst Rückrufe und leere Fahrten.
Häufige Fragen
Können zwei Kunden denselben Termin buchen?
Gebucht wird nur in Zeiten, die im Kalender frei sind. Sobald ein Termin vergeben ist, sehen andere ihn nicht mehr.
Über welchen Weg kommt die Erinnerung?
Per Mail, SMS oder WhatsApp, je nachdem, welchen Weg der Kunde angegeben hat. Was in deinem Betrieb passt, klärt sich im Vorgespräch.
Was ist mit Notfällen wie einem Rohrbruch?
Die gehören nicht in die Online-Buchung. Dafür gibt es weiter den Anruf. Auf der Buchungsseite kann ein Hinweis dazu stehen.
Was ist mit dem Datenschutz?
Ich richte die Abläufe so ein, dass der Datenschutz bestmöglich beachtet wird, etwa mit einer Installation auf einem eigenen Server. Eine Garantie kann ich nicht geben. Für Einzelfragen ist ein Datenschutzbeauftragter oder Anwalt der richtige Ansprechpartner.