Rechnung per Sprachnotiz: So entsteht sie auf der Baustelle
Du sprichst nach dem Einsatz ein, was verbaut wurde. Daraus entsteht eine fertige Rechnung, die du nur noch prüfst und freigibst. Beispiel Klempner.
Du kommst aus einem Keller, in dem du eine Leitung erneuert hast. Im Wagen liegt ein Zettel: acht Meter Rohr, ein paar Bögen, T-Stücke, zwei Kugelhähne, so ungefähr. Abends suchst du die Lieferscheine, schlägst Preise nach und tippst die Rechnung. Ein Fitting, das du dabei vergisst, schenkst du dem Kunden.
Die Rechnung bringt am Ende das Geld und bleibt trotzdem am längsten liegen. Das meiste daran ist Abtippen und Nachschlagen, nicht Denken. Beides kann ein automatischer Ablauf übernehmen.
Die Sprachnachricht
Das Beispiel ist erfunden und kommt aus der Klempnerei (SHK). Der Auftrag ist fertig. Bevor du losfährst, sprichst du eine Nachricht ein: Wer ist der Kunde, was hast du gemacht, was ist verbaut worden, wie lange habt ihr gebraucht. Du schickst sie an eine feste Nummer, so wie du sonst eine Nachricht verschickst. Artikelnummern brauchst du nicht. Du sagst es, wie du es auf der Baustelle sagst.
Vom Text zur Tabelle
Die Nachricht wird zuerst in Text umgewandelt. Danach holt der Ablauf Menge, Einheit und Bezeichnung heraus: Aus „sechs Bögen 90 Grad“ wird eine Zeile mit 6 Stück Bogen 90°. Alles landet in einer Tabelle, eine Zeile pro Position.
Fehlt etwas, steht es in der Zeile. Im Beispiel hast du „vier Muffen“ gesagt, aber nicht die Größe. Der Ablauf nimmt 22 Millimeter an, weil sie zum Rohr passen, und markiert die Zeile. Arbeitszeit und Anfahrt kommen mit in die Tabelle.
Preise aus deiner Liste
Zu jeder Zeile sucht der Ablauf den Artikel in deiner Preisliste oder Artikeldatenbank und nimmt den Verkaufspreis. Die Arbeitszeit rechnet er mit deinem Stundensatz, die Anfahrt mit deiner Pauschale. Findet er einen Artikel gar nicht oder gleich dreimal, rät er nicht, sondern fragt bei dir nach.
Die Rechnung als Entwurf
Aus der Tabelle entsteht die Rechnung. Kunde und Adresse kommen aus dem Auftrag, dazu Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Positionen, Summen und Zahlungsziel. Briefkopf und deine Textbausteine sind schon eingesetzt. Welches Format eine Rechnung haben muss, hängt vom Empfänger ab, mehr dazu steht im Beitrag zur E-Rechnung.
Du bekommst eine Nachricht, dass der Entwurf bereitliegt. Was du prüfen sollst, steht rot markiert oben.
Was der Ablauf vor dir prüft
Einiges erledigt der Ablauf, bevor du den Entwurf überhaupt siehst. Das ersetzt dein Auge nicht: Ob die Menge zum Auftrag passt, weißt am Ende nur du. Es sorgt aber dafür, dass die Stellen, die du ansehen musst, nicht in einer langen Rechnung untergehen.
Freigeben und ablegen
Du änderst, was nicht stimmt, und gibst frei. Erst dann geht die Rechnung an den Kunden. Danach legt der Ablauf eine Kopie in deiner Ablage ab und merkt sich das Zahlungsziel. Auf Wunsch meldet er sich, wenn die Rechnung nach der Frist noch offen ist, und fragt, ob nachgefasst werden soll.
Beim Elektriker heißt es Leitung, Dosen und Sicherungen, beim Maler Quadratmeter und Eimer Farbe. Der Ablauf bleibt gleich, nur die Artikelliste ist eine andere.
Was vorher einmal eingerichtet wird
Der Ablauf braucht deine Artikelliste mit Verkaufspreisen, deinen Stundensatz, die Anfahrtspauschale, den Briefkopf und die Aufträge, zu denen die Rechnungen gehören. Das meiste liegt bei dir schon in Tabellen oder in deinem Programm. Ich richte es einmal mit dir ein, mit der Software, die du ohnehin hast. Danach pflegst du nur noch die Preise, wenn sie sich ändern.
Was der Ablauf nicht kann, ist ein Fachurteil. Ob acht Meter Rohr für diesen Keller reichen oder die Leitung so verlegt werden durfte, bleibt deine Entscheidung. Wie das bei deinem Betrieb aussehen kann, klären wir in der kostenlosen Prozess-Analyse. Einen fertigen Ablauf zeigt das Beispiel für Belege auf der Startseite.
Kurz gesagt: Du sprichst nach dem Einsatz ein, was verbaut wurde. Daraus entsteht automatisch eine Tabelle, die Preise kommen aus deiner Liste, und die Rechnung liegt als Entwurf bereit. Du prüfst und gibst frei. Gespart wird das Abtippen und Nachschlagen, nicht dein Blick auf die Rechnung.
Häufige Fragen
Muss ich Artikelnummern ansagen?
Nein. Du sprichst, wie du auf der Baustelle sprichst. Der Ablauf ordnet die Wörter deinen Artikeln zu und fragt nach, wenn es nicht eindeutig ist.
Was passiert, wenn ich etwas vergesse?
Was du gar nicht erwähnst, kann der Ablauf nicht wissen. Gibt es ein Angebot zum Auftrag, vergleicht er die Positionen damit, und Abweichungen fallen dir beim Prüfen auf. Fehlen Angaben wie die Größe oder die Arbeitszeit, markiert er sie oder fragt per Nachricht nach.
Geht die Rechnung ohne mein Okay raus?
Nein. Der Ablauf legt nur einen Entwurf an. Verschickt wird die Rechnung erst, wenn du sie freigibst.
Was ist mit dem Datenschutz?
Ich richte die Abläufe so ein, dass der Datenschutz bestmöglich beachtet wird, etwa mit einer Installation auf einem eigenen Server. Eine Garantie kann ich nicht geben. Für Einzelfragen ist ein Datenschutzbeauftragter oder Anwalt der richtige Ansprechpartner.