Ich richte Automatisierungen ein, die Belege ablegen, Anfragen sortieren und Termine bestätigen. Deine Software bleibt im Einsatz, und was an Kunden rausgeht, gibst du frei. Die gewonnene Zeit gehört deinen Aufträgen und deinem Feierabend.
Belege abends am Küchentisch sortieren, am Freitag noch drei Angebote schreiben, morgens zehn Mails durchsehen, bevor der erste Termin ansteht. Vieles davon ist Routine, die jede Woche gleich abläuft.
Genau diese Routine lässt sich automatisieren. Die Belege liegen dann schon sortiert im Ordner, Anfragen sind vollständig, wenn du sie öffnest, und Termine sind bestätigt, ohne dass jemand zum Telefon greift. Du entscheidest weiter selbst, gewinnst aber Zeit für Kunden und Planung.
Ich automatisiere alles, was Zeit und Geld spart, also Prozesse, die immer wiederkehren.
Diesen Ablauf habe ich für einen Kunden umgesetzt. Rechnungen und Quittungen kommen per E-Mail, als Foto vom Handy oder als PDF. Statt sie am Monatsende zu sammeln, abzutippen und zu sortieren, ist die Buchhaltung jeden Tag aktuell.
Erklärvideo, etwa 75 Sekunden, ohne Ton verständlich, Sprecher zuschaltbar: Belege sammeln, abtippen und sortieren, jeden Monat aufs Neue. Alle reden von KI, aber wo fängst du im eigenen Betrieb an? Genau bei solcher Routine, und zwar schon heute. Beispiel aus einem Kundenprojekt: Belege kommen per E-Mail, Foto oder PDF, die Texterkennung liest sie, die KI ordnet zu, die Datei landet umbenannt im Monatsordner, die Daten stehen in der Tabelle, Gewinn und Umsatzsteuer rechnen sich selbst aus, und ein Assistent beantwortet Fragen per Chat. Danach stellt sich Alexander Gense vor: Er schaut sich die Abläufe an, richtet die Automatisierung auf deinem Server ein und weist dein Team ein. Ergebnis: mehr Zeit für Kunden, mehr Überblick, weniger Abtippen. Zum Schluss die Einladung zur kostenlosen Prozess-Analyse.
Eine Rechnung kommt per E-Mail, eine Quittung fotografierst du unterwegs und schickst sie per Messenger, ein PDF legst du in den Cloud-Ordner. Alle drei Wege führen in denselben Ablauf.
08:14 · Quittung per Messenger eingegangen
Sie liest saubere PDFs genauso wie Fotos und eingescannte Dokumente.
08:14 · 6 Zeilen gelesen
Datum, Betrag, Lieferant, Rechnungsnummer und Umsatzsteuer werden erkannt. Der Beleg wird als Einnahme oder Ausgabe eingeordnet und bekommt eine Kategorie, etwa Wareneinkauf oder Fahrzeugkosten.
08:14 · Ausgabe · Fahrzeugkosten · 82,94 €
Die Datei bekommt einen klaren Namen und landet im passenden Jahres- und Monatsordner.
08:15 · Belege / 2026 / 03 März
Alle Angaben stehen als neue Zeile in der Tabelle, mit Link direkt zum Beleg. Kategorien und Zahlungsstatus wählst du dort über Auswahllisten.
08:15 · neue Zeile mit Link zum Beleg
Einnahmen, Ausgaben, Gewinn oder Verlust und Umsatzsteuer stehen jederzeit fertig berechnet in der Tabelle.
08:15 · Auswertung März aktualisiert
Ein Assistent beantwortet Fragen zur Buchhaltung direkt im Messenger, zum Beispiel: „Wie hoch waren die Ausgaben für Software?“ oder „Welche Einnahmen gab es im März?“ Summen rechnet er mit einem Rechenwerkzeug nach, damit die Zahlen stimmen.
08:16 · Frage beantwortet
Damit nichts schiefgeht, sind Kontrollen eingebaut. Der Assistent antwortet nur freigegebenen Personen. Bei Fotos von Belegen bestätigst du kurz, ob es eine Einnahme oder Ausgabe ist.
So etwas für meinen BetriebEin paar Abläufe aus dem Alltag, die sich automatisieren lassen. Welche bei dir sinnvoll sind, klären wir in der Prozess-Analyse. Zu jedem Beispiel gibt es im Blog einen ausführlichen Beitrag mit Ablauf, Grafiken und Beispielen.
So 18:42
Anfrage Bad
Bitte Maße und Fotos
AngebotEntwurf
Summe
Eine Kundin schickt am Sonntag eine Anfrage für ein neues Bad. Fehlen Maße oder Fotos, fragt das System direkt bei ihr nach. Am Montag liegt die vollständige Anfrage samt Angebotsentwurf aus deinen Standardpositionen vor dir. Du prüfst, passt an und schickst ab.
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Mo 16:40
8 m Rohr, 6 Bögen, 3 T-Stücke, 4 Muffen …
Muffe: Größe?RechnungEntwurf
Brutto
Der Klempner kommt aus dem Keller und spricht ein, was verbaut wurde: Rohr, Bögen, Fittings, dazu die Arbeitszeit. Daraus wird eine Tabelle, die Preise kommen aus seiner Liste, und die Rechnung liegt als Entwurf bereit. Ist etwas unklar, fragt der Ablauf nach. Er prüft und gibt frei.
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Bestätigt: Do 09:00
Erinnerung: morgen 09:00
Wartung Fr 10:00 vorgeschlagenKunden buchen Beratung, Aufmaß oder Wartung online. Bestätigung und Erinnerung gehen automatisch raus, per E-Mail, SMS oder WhatsApp. Steht eine Wartung an, schlägt das System selbst einen Termin vor. So gibt es weniger Rückrufe und weniger verpasste Termine.
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Projekt Becker
Std.7,5
Material
Ans Büro
Büro · Becker
6 Fotos
7,5 Std. · 2 MA
Material
Dein Team hält Fotos, Aufmaß, Arbeitsstunden und Material direkt vor Ort auf dem Handy fest. Am Abend liegt im Büro alles beim richtigen Projekt, und niemand muss Zettel aus dem Transporter abtippen. Ich baue die App so, wie euer Ablauf auf der Baustelle wirklich ist.
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Posteingang07:58
Anfrage
Rechnung
Reklamation
Rechnung
Entwurf
Eingehende Mails sind nach Anfrage, Rechnung, Reklamation oder Bewerbung sortiert, bevor du das Postfach öffnest. Für Standardfragen liegt ein Antwortentwurf bereit. Anhänge landen mit einheitlichem Namen im passenden Projektordner.
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dein-betrieb.de
ChatSa 21:13
Kommt ihr auch nach Eschborn?
Ja, das gehört zu unserem Einzugsgebiet.
an dich übergeben
Ein Chatbot auf deiner Website beantwortet häufige Fragen zu Leistungen, Einzugsgebiet und Ablauf, auch am Wochenende. Kann er nicht weiterhelfen, gibt er die Anfrage an dich oder per WhatsApp weiter.
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Fr 17:00Auftrag fertig
Fr 17:05Bitte um Bewertung
OktoberHeizungscheck
Wie zufrieden warst du?
Nach dem abgeschlossenen Auftrag bekommt der Kunde automatisch die Bitte um eine Google-Bewertung, mit direktem Link. Bestandskunden erhalten Erinnerungen an Wartungen oder Saisonthemen wie den Heizungscheck im Herbst. So meldet sich der Kunde beim nächsten Mal wieder bei dir.
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Am Ende stehen Abläufe, die im Alltag laufen. Beraten wird dabei an zwei Stellen: am Anfang, wenn wir klären, was in deinem Betrieb möglich ist, und nach dem Start, wenn dein Team lernt, die neuen Werkzeuge zu nutzen.
Prozess-Analyse anfragenWiederkehrende Aufgaben aus Büro und Buchhaltung laufen automatisch, von der Belegablage bis zur Terminbestätigung.
Handwerkersoftware, CRM, ERP, E-Mail und Buchhaltung tauschen Daten automatisch aus. Was einmal erfasst ist, muss niemand ein zweites Mal eintippen.
Wo es kein passendes Werkzeug gibt, baue ich eins: eine Web-App, eine Baustellen-App, eine Schnittstelle oder einen eigenen GPT, der eure Preislisten, Vorlagen und Abläufe kennt.
Nach dem Start zeige ich deinem Team, wie es die neuen Werkzeuge im Alltag einsetzt, an euren eigenen Fällen.
Wenn das erste Projekt läuft, muss die Zusammenarbeit nicht enden. In einer monatlichen Begleitung kümmere ich mich um Service und Wartung und automatisiere Schritt für Schritt weitere Abläufe in deinem Betrieb. So wächst die Automatisierung mit deinem Betrieb mit.
Du musst nichts ersetzen, was funktioniert. Ich arbeite mit der Software, die bei euch schon läuft, ob Handwerkersoftware, Buchhaltung, E-Mail, Kalender oder Messenger.
Wo es keine fertige Verbindung gibt, baue ich eine eigene Schnittstelle.
Angebote, Kundendaten und Rechnungen sind vertraulich. Deshalb installiere ich die Automatisierungen auf deinem eigenen Server. Hast du keinen, läuft alles auf einem virtuellen Server (VPS), den du selbst mietest. So bleibt die Lösung in deiner Hand.
Welche KI-Dienste angebunden werden und welche Daten dorthin gehen, legen wir vor dem Start gemeinsam fest. Ich richte jede Lösung so ein, dass sie die Anforderungen der DSGVO bestmöglich erfüllt. Eine rechtliche Garantie kann ich dafür nicht geben. Die rechtliche Prüfung bleibt bei deinem Datenschutzbeauftragten oder deiner Kanzlei.
Am Anfang steht ein Ablauf, der dich jede Woche Zeit kostet. Von dort geht es Schritt für Schritt weiter.
Prozess-Analyse anfragenDu füllst das kurze Formular aus oder schreibst mir per WhatsApp. In den nächsten 2 Tagen rufe ich dich an, wir klären kurz die wichtigsten Fragen und vereinbaren einen Termin. In der Prozess-Analyse per Video erzählst du in etwa 10 Minuten, wo im Betrieb Zeit verloren geht, und wir sehen, ob Automatisierung bei dir passt.
kostenlos · etwa 10 Minuten per Video
Wir schauen uns deine Abläufe genauer an. Du erfährst, was sich in deinem Betrieb konkret automatisieren lässt, womit wir anfangen und was es kostet.
Ich richte die Automatisierung auf deinem Server oder auf einem VPS ein, verbinde deine Programme und teste mit echten Fällen aus deinem Betrieb. Live geht es erst nach deiner Freigabe.
Dein Team lernt, wie es die neuen Werkzeuge im Alltag nutzt. Danach arbeitet ihr selbst damit.
Auf Wunsch geht das Projekt in eine monatliche Begleitung über. Ich halte alles am Laufen und automatisiere nach und nach die nächsten Abläufe.
Website und Chatbot · Kosmetikstudio
Anfragen kamen bisher nur per E-Mail. Ich habe eine neue Website gebaut und einen Chatbot integriert, der die Fragen von Kundinnen vorab beantwortet. Bleibt etwas offen oder möchte die Kundin persönlich sprechen, geht es per WhatsApp an das Studio weiter.
ruhl-cosmetics.de ansehen
Buchhaltung · Kunde anonym
Für einen Kunden, der anonym bleiben möchte, habe ich die Belegautomatisierung aus dem Beispiel oben umgesetzt. Rechnungen aus dem Postfach werden erkannt, ausgelesen, einer Kategorie zugeordnet, im richtigen Monatsordner abgelegt und in die Tabelle eingetragen.
Web-App · Kosmetikstudio
Eine eigene Web-App, mit der das Studio seine Kundinnen und Behandlungen verwaltet, auf Tablet, Handy und Laptop. Zu jeder Kundin gibt es eine Akte mit Behandlungsprotokollen, Vorher-Nachher-Fotos und Produktempfehlungen. Anamnese und Einwilligungen füllen Kundinnen digital aus, auf Wunsch schon zu Hause, und unterschreiben direkt in der App. Termine werden mit dem Kalender abgeglichen. Terminerinnerungen, Glückwünsche mit Gutschein zum Geburtstag und der Umsatzbericht gehen automatisch raus.
Zwei der Projekte kommen aus der Kosmetik. Im Handwerk heißen die Abläufe anders, funktionieren aber genauso: Anfragen beantworten, an Termine erinnern, Kunden pflegen und Einnahmen im Blick behalten.
Ich bin Alexander Gense. Seit rund sieben Jahren arbeite ich in Webdesign und Social-Media-Marketing. Automatisiert habe ich von Anfang an, sobald es technisch möglich war. Zuerst meine eigenen Abläufe, später die meiner Kunden.
Mit Gense Automation richte ich diese Automatisierungen für Handwerksbetriebe und andere kleine und mittlere Unternehmen ein. Beratung, Umsetzung und Einweisung mache ich selbst. Du sprichst also von Anfang an mit der Person, die deine Lösung auch baut.
Ich arbeite für Betriebe in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Die Zusammenarbeit läuft in der Regel online. Ob ein Termin vor Ort möglich ist, klären wir bei Bedarf am Telefon.
Nach deiner Anfrage rufe ich dich an, wir klären kurz die wichtigsten Punkte und vereinbaren einen Termin. In der Prozess-Analyse sprechen wir dann etwa 10 Minuten per Video. Du erzählst, welcher Ablauf dich gerade am meisten Zeit kostet, und wir klären, ob sich eine Automatisierung bei dir lohnt.
Beratung gehört zu jedem Projekt. Vorher klären wir gemeinsam, was in deinem Betrieb möglich ist und womit wir anfangen. Nach dem Start zeige ich deinem Team, wie es die neuen Werkzeuge einsetzt. Eine Beratung ohne Umsetzung biete ich nicht an.
Das hängt vom Ablauf ab. Für Texte und E-Mails reichen oft Sprachmodelle wie ChatGPT. Viele Handwerkerprogramme haben inzwischen eigene KI-Funktionen. Wo beides nicht passt, baue ich eine eigene Lösung. In der Prozess-Analyse schauen wir zuerst auf den Ablauf und wählen danach das Werkzeug.
Nein. Die Arbeit beim Kunden und die Entscheidungen bleiben bei den Menschen in deinem Betrieb. KI hilft bei der Routine im Büro, etwa beim Vorbereiten von Angeboten, beim Sortieren von Mails oder beim Erfassen von Belegen. Dein Team gewinnt dadurch Zeit für Kunden und Aufträge.
In der Regel nicht. Ich arbeite mit den Programmen, die ihr schon nutzt. Fehlt eine Verbindung, baue ich eine Schnittstelle.
Ich installiere alles auf deinem eigenen Server oder auf einem VPS, den du mietest. Welche Daten an welche KI-Dienste gehen, legen wir vor dem Start fest. Ich richte jede Lösung so ein, dass sie die DSGVO bestmöglich erfüllt, kann das aber nicht rechtlich garantieren. Die rechtliche Prüfung bleibt bei deinem Datenschutzbeauftragten oder deiner Kanzlei.
Auf Wunsch geht es in eine monatliche Begleitung über. Ich kümmere mich um Service und Wartung, passe an, wenn sich bei dir etwas ändert, und automatisiere nach und nach weitere Abläufe.
Mit dem Ablauf, der dich jede Woche am meisten Zeit kostet. Oft ist das die Belegablage, das Postfach oder die Terminplanung. Ein einzelner Ablauf, der zuverlässig läuft, bringt mehr als ein großes Projekt auf einmal.
Das hängt davon ab, welche Abläufe automatisiert werden und welche Systeme schon da sind. Deshalb stehen hier keine Preise. Nach der Beratung zu deinem Betrieb weißt du, womit du rechnen kannst.
Mein Schwerpunkt sind Handwerksbetriebe. Andere kleine und mittlere Unternehmen mit ähnlichen Abläufen sind genauso willkommen.
Erzähl mir, welcher Ablauf dich gerade am meisten Zeit kostet. Das Formular dauert nur ein paar Minuten. Lieber per WhatsApp? Dann beantwortest du dieselben Fragen, und WhatsApp öffnet sich mit deinen Angaben.
Per WhatsApp anfragenOder per E-Mail: beratung@gense-automation.de
Schritt 1 von 7 · 14 %
Beantworte kurz die Fragen. Danach öffnet sich WhatsApp mit deinen Angaben, und du schickst die Nachricht nur noch ab.
